Privacy Statement Coöperatie TVM U.A.

Om een begrijpelijk Privacy Statement te maken, leggen wij eerst enkele gebruikte begrippen uit. Hieronder vindt u enkele begrippen die voorkomen in dit Privacy Statement.

Persoonsgegevens: persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect iets over u zeggen en/of die TVM met u in verband kunnen brengen. Denk bijvoorbeeld aan uw naam, telefoonnummer en e-mailadres. Ook uw relatienummer of schadenummer kan een persoonsgegeven zijn.

Verwerken: een verwerking is alles wat TVM met persoonsgegevens kan doen. Bijvoorbeeld het verzamelen, vastleggen en het opslaan van uw persoonsgegevens in onze systemen.

Alle onderdelen van de TVM groep verwerken persoonsgegevens. De TVM groep bestaat uit verschillende dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen. Als wij het in dit Privacy Statement over TVM hebben, dan bedoelen wij daarmee de TVM groep. De volgende ondernemingen maken onderdeel uit van de TVM groep. De Belgische activiteiten worden uitgevoerd vanuit het bijkantoor van TVM verzekeringen N.V. in Antwerpen. De overige buitenlandse activiteiten vallen onder de dienstenactiviteiten zoals weergegeven in onderstaand schema

Wilt u weten welk onderdeel van de TVM groep verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met onze Data Protection Officer door te mailen naar privacy@tvm.nl.

TVM verwerkt persoonsgegevens van iedereen die direct of indirect met TVM contact heeft of heeft gehad. Dat zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van:

• klanten, zoals verzekerden, verzekeringsnemers, contactpersonen, medewerkers van klanten en Uiteindelijk Belanghebbende(n) van uw onderneming;

Als uw bedrijf of organisatie persoonsgegevens van medewerkers of Uiteindelijk Belanghebbende(n), ook wel UBO genoemd, aan ons doorgeeft, bent u verplicht om uw medewerkers of UBO hierover te informeren. U kunt het TVM Privacy Statement aan hen geven. Uw medewerkers of UBO kunnen dan zien hoe wij met hun persoonsgegevens omgaan.

• Schadebetrokkenen, zoals bestuurders, getuigen, slachtoffers en chauffeurs;
• Bedrijven of natuurlijke personen die interesse hebben getoond in onze producten en/of diensten;
• Personeel (ook gedetacheerd) en sollicitanten;
• Gegevens van derden voor zover deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een (verzekerings)overeenkomst met TVM of wanneer TVM een gerechtvaardigd belang heeft om deze gegevens te verwerken.

Waarvoor TVM persoonsgegevens verwerkt is afhankelijk van het product of de dienst die u bij ons afneemt. Bij het aangaan van een verzekering of het sluiten van een overeenkomst met of via TVM hebben wij uw gegevens nodig. Wij verwerken uw gegevens om u passend te kunnen adviseren en voor het afsluiten van een verzekering. Maar ook om schades goed en tijdig te behandelen en om het verzekeringsrisico en risico-object goed te kunnen inschatten. Denk bijvoorbeeld aan de kentekens van uw vrachtwagens.

Hieronder ziet u voor welke doelen wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken.

4.1 Het aangaan, beheren en uitvoeren van de (verzekerings)overeenkomst

• het adviseren van een (potentiële) klant
• het beoordelen en accepteren van (potentiële) klanten en het aangaan en uitvoeren van      (verzekerings)overeenkomsten met de klant;
• het afwikkelen van claims en/of personen- en materiële schades;
• registratie van ziek-, arbeidsongeschiktheid- en herstelmeldingen;
• assurantiebemiddeling inclusief schadeafwikkeling;
• volmachtadministratie;
• het verlenen van rechtsbijstand;
• het beheren van de relatie met de klant, zoals het beantwoorden van vragen, klachten en verzoeken. Als u belt met TVM assistance of chat met TVM kunnen wij het gesprek ook opnemen en bewaren voor kwaliteitsdoeleinden. Ook bij onduidelijkheden kunnen wij het opgenomen gesprek terugluisteren;
• het verrichten van preventieactiviteiten, waaronder het uitvoeren van data-analyses en benchmarks binnen de sector logistiek en transport en het beschikbaar stellen van data aan klanten voor van preventie- en risicobeheer;
• wetenschappelijk-, statistisch- en marktonderzoek; bijvoorbeeld om risico’s beter in te kunnen schatten.

4.2  Communicatie,- innovatie- en marketingdoeleinden

• het beter kunnen inspelen op uw persoonlijke situatie;
• informeren over (nieuwe) producten en diensten van TVM;
• het versturen van nieuwsbrieven;
• wetenschappelijk-, statistisch- en marktonderzoek; bijvoorbeeld om risico’s beter in te kunnen schatten;
• uitvoering geven aan de Ridders van de Weg;
• uitvoering geven aan de evenementen rondom de TVM Awards;
• uitvoering geven aan andere door TVM georganiseerde evenementen en bijeenkomsten, zoals de jaarlijks ledenbijeenkomst;
• toekomstige productontwikkeling;
• het benaderen van (potentiële) klanten;
• het plaatsen van cookies die ons helpen bij het verbeteren van onze website en persoonlijke content en advertenties kunnen aanbieden. Voor meer informatie, raadpleeg ons cookiestatement;
• het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken over onze producten, diensten en dienstverlening;
• het uitvoeren van (data)analyses, zoals bijvoorbeeld het ontwikkelen en testen van kunstmatige intelligentie met als doel onze producten en diensten te verbeteren. TVM kan daarbij profielen opstellen voor klanten met dezelfde eigenschappen.
• het gebruiken van data van (o.a.) marktonderzoeksbureaus om onze data te controleren en te verbeteren. Daarmee willen we tot betere inzichten komen over onze klanten en diensten. TVM verwerkt ook persoonsgegevens die we van derden ontvangen, maar alleen als die persoonsgegevens door deze derde partij verstrekt mogen worden. Wij gebruiken deze persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor wok ze hebben gekregen;
• als u belt met TVM assistance of chat met TVM (al dan niet via social media) kunnen wij het gesprek opnemen en bewaren voor kwaliteitsdoeleinden.

4.3 Bedrijfsbeveiliging

• het toelaten en identificeren van personen die werkzaam in de gebouwen en op de terreinen van TVM;
• het uitoefenen van videocameratoezicht.

4.4 Fraudebestrijding

• fraudepreventie; het voorkomen, opsporen en bestrijden van fraude. We kunnen hierbij gebruik maken van slimme datatoepassingen;
• het gebruik van en de deelname aan waarschuwingssystemen;
• waarborging van de integriteit en veiligheid van de verzekeringsbranche;
• als TVM overgaat tot een persoonlijk onderzoek, dan neemt TVM de regels uit de ‘Gedragscode persoonlijk onderzoek’ van het Verbond van Verzekeraars in acht;
• raadpleging en plaatsen meldingen in databank Stichting CIS en Datassur (België).

TVM kan uw gegevens opvragen of raadplegen in de databanken van de Stichting CIS in Den Haag en/of Datassur in Brussel. Hierbij zijn Belgische en Nederlandse verzekeringsmaatschappijen aangesloten. Deelnemers kunnen onderling gegevens uitwisselen om risico’s te beheersen en fraude tegen te gaan. Wij doen dit ook binnen de verschillende bedrijfsonderdelen van TVM, waaronder de afdeling Speciale Zaken. De privacyreglementen van de Stichting CIS en Datassur zijn hierop van toepassing. Daarin staat hoe zij met uw gegevens omgaan. Kijk voor meer informatie op www.stichtingcis.nl en www.datassur.be.

4.5 Voldoen aan wet- en regelgeving

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder de uit de Wet Financieel Toezicht (‘Wft’) en de Sanctiewetgeving;
• het voldoen aan onze wettelijke zorgplicht;
• het onderkennen, voorkomen, onderzoeken en bestrijden van gedragingen die kunnen leiden tot benadeling van TVM;
• om een (accountants)controle te kunnen (laten) uitvoeren.

Om uw persoonsgegevens voor bovenstaande doelen te verwerken, gebruikt TVM een aantal juridische grondslagen. Er moet altijd sprake zijn van één van onderstaande grondslagen voor een rechtmatige verwerking:

• Uitvoering van de (verzekerings)overeenkomst
  Om de (verzekerings)overeenkomst met u goed te kunnen uitvoeren is het noodzakelijk dat wij uw persoonsgegevens verwerken.

• Gerechtvaardigde belangen van TVM
  TVM gebruikt uw persoonsgegevens ook voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals voor marketingdoeleinden, fraudebestrijding en voor de afhandeling van schades.

• Wettelijke verplichtingen
  In sommige gevallen kan het noodzakelijk zijn dat wij u persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld in het kader van een handhavingsverzoek of een verzoek/verplichting aan de belastingdienst.

• Om vitale belangen te beschermen
  Bijvoorbeeld als u een ongeval heeft gehad in het buitenland en u ons niet zelf te woord kunt staan.

• Toestemming
  Als wij uw persoonsgegevens niet op basis van één van bovenstaande gronden mogen verwerken, dan baseren wij ons op uw toestemming. Dit kunnen wij ook doen wanneer u zich aanmeldt voor een door TVM georganiseerd evenement. Als u toestemming geeft, kunt u deze op ieder moment intrekken.

TVM verzamelt en gebruikt persoonsgegevens die u (in)direct aan ons verstrekt. Het gaat om de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Contact- en klantgegevens
  Voorbeeld: Naam, adres, telefoonnummers, IP- en e-mailadressen, rekeningnummer, relatienummer, inloggegevens MijnTVM (gebruikersnaam en wachtwoord), contactgegevens en -geschiedenis, zoals telefoongesprekken en chatsessies.

• Gegevens over onze verzekerden
  Voorbeeld: Geboortedatum, verzekerde hoedanigheid, financiële gegevens, klantprofielen, verzekeringsverleden, royementsgegevens, offertes.

• Polisgegevens
  Voorbeeld: Polisnummer, product- en dekkingsinformatie, chauffeurs- en bestuurdersgegevens, kentekens, risicoadres.

• Schadegegevens
  Voorbeeld: Claim- en incidentgegevens, onderzoeksgegevens, gegevens van betrokkenen (waaronder getuigen), zorggegevens.

• Medewerkersgegevens
  Voorbeeld: Geboortedatum, geslacht, nationaliteit, personeelsnummers, dienstverband, verzuimregistratie.

• Overige gegevens
  Voorbeeld: Klachtafhandeling, leveranciersgegevens (contracten), debiteuren- en crediteurengegevens, sollicitantengegevens.

• Bijzondere gegevens
  Voorbeeld: Nationale identificatienummers (BSN), strafrechtelijke gegevens, gezondheidsgegevens, camerabeelden (bijv. afkomstig van dashcam), kopie paspoort en rijbewijs, zorggegevens (waaronder verzuim en re-integratie).

Contactgegevens

Als u belt of chat met TVM dan kunnen wij het gesprek opnemen en bewaren. Wij kunnen deze gesprekken gebruiken om sneller schades af te handelen, onze medewerkers te trainen en te coachen en om de doorgegeven informatie te controleren. Hiermee kunnen wij de kwaliteit en snelheid van onze dienstverlening (verder) verbeteren.

Social media

U kunt ook contact opnemen met TVM via social media. Bijvoorbeeld via Facebook, Twitter, of WhatsApp. Als u zo met ons contact opneemt, vragen wij u geen bijzondere persoonsgegevens te verstrekken aan TVM. De gegevens die u met ons deelt, worden door ons bewaard in een beveiligde omgeving. Wij stellen wel vragen om te controleren of wij met de juiste persoon in gesprek gaan. Als u gebruik maakt van social media, dan zijn de privacy statements van deze partijen van toepassing. Het gebruik hiervan is dus uw eigen verantwoordelijkheid. TVM heeft geen invloed op de wijze waarop deze partijen met uw persoonsgegevens omgaan. Het kan zijn dat deze partijen uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie opslaan. In dat geval kan andere wetgeving van toepassing zijn. Raadpleeg altijd het privacy statement van deze partijen als u wilt weten hoe zij omgaan met uw persoonsgegevens.

Gezondheidsgegevens

Hebben wij uw gezondheidsgegevens nodig? Bijvoorbeeld voor de afhandeling van een letselschade. Dan is onze medisch adviseur of hoofdraadgevend geneesheer verantwoordelijk voor het goed verwerken van deze gegevens. Hij heeft een geheimhoudingsplicht. Niet iedere medewerker van TVM heeft toegang tot uw medische gegevens. Medewerkers van TVM die toegang hebben tot uw medische gegevens hebben toestemming van de medisch adviseur en/of een geheimhoudingsverklaring getekend.

Strafrechtelijke gegevens

Vraagt u een verzekering of dienst aan waarvoor wij het te verzekeren risico moeten beoordelen? Dan kunnen wij vragen of u een strafrechtelijk verleden heeft. Meer informatie hierover vindt u op ons aanvraagformulier of in het verzekeringsvoorstel.

TVM bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor we uw persoonsgegevens gebruiken. En zo lang de wet ons verplicht om uw gegevens te bewaren. De bewaartermijnen van de bovenstaande categorieën persoonsgegevens worden voornamelijk bepaald door de wettelijke verjaringstermijnen en kunnen afhankelijk zijn van het product of soort schade. Na het einde van de verzekeringsovereenkomst bewaren wij u gegevens bijvoorbeeld nog maximaal 10 jaar. Als TVM uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen, zal TVM de persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren. TVM mag de gegevens langer anoniem bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. 

De meeste persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van onze klanten, tussenpersonen en/of makelaars. Voor het uitvoeren van de (verzekerings)overeenkomst kan TVM ook gegevens ontvangen van andere partijen, banken en verzekeraars. Daarnaast maakt TVM ook gebruik van diverse externe bronnen, zoals de Kamer van Koophandel en de Stichting Centraal Informatie Systeem (CIS). Ook maakt TVM gebruik van FRISS, waarmee wij onder andere toetsen of een (verzekerings)aanvraag voldoet aan ons acceptatiebeleid. Verder kan TVM ook openbare bronnen en data van marktonderzoeksbureaus en dataleveranciers gebruiken om onze data (verder) te verrijken en te valideren.

TVM verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt uw persoonsgegevens  uitsluitend als dit nodig is voor de uitvoering van de (verzekerings)overeenkomst, TVM een gerechtvaardigd belang heeft, dit noodzakelijk is in verband met een vitaal belang, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer u toestemming hebt gegeven.

TVM geeft uw persoonsgegevens ook door aan de verschillende bedrijfsonderdelen, afdelingen en entiteiten binnen de TVM-groep. Bijvoorbeeld TVM diensten B.V. en TVM verzekeringen N.V. Wij doen dit alleen als dit nodig is voor onze dienstverlening en voor het nakomen van wettelijke verplichtingen.

Als één van deze gronden van toepassing zijn, kunnen wij uw persoonsgegevens verstrekken aan een of meerdere van onderstaande partijen:

• anti-fraude databases zoals de Stichting CIS en Datassur,
• banken,
• schadebehandelaars,
• advocaten en rechtsbijstandverleners, alarmcentrales,
• schade-en letselexperts,
• medisch adviseur en raadgevend geneesheer, schadeherstelbedrijven,
• bergingsbedrijven,
• externe partijen die bij een schade betrokken zijn, opsporingsinstanties en de rechtelijke macht,
• het Waarborgfonds Motorverkeer en het Gemeenschappelijk Motorwaarborgfonds,
• de Rijksdienst voor het Wegverkeer (‘RDW’),
• partners waarmee TVM nauw samenwerkt,
• de Belastingdienst, het Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekeringen (‘UWV’),
• de Basisregistratie Personen (‘BRP’),
• andere (her)verzekeraars,
• intermediairs, makelaars en verzekeringsdistributeurs,
• toezichthouders zoals de Autoriteit Financiële Markten, De Nederlandsche Bank en de Autoriteit Persoonsgegevens,
• andere juridische entiteiten binnen de TVM groep,
• TVM veiligheidsplan,
• onze leveranciers en de onderaannemers voor de uitvoering van een contract dat wij met hen hebben afgesloten,
• marketingbureaus/-onderzoekers en vertaalbureaus.

Verwerking van persoonsgegevens binnen en buiten de Europese Unie

TVM verwerkt uw persoonsgegevens meestal binnen de Europese Unie. Ook als wij derden inschakelen spreken wij af dat zij uw persoonsgegevens niet buiten de Europese Unie mogen opslaan. In uitzonderlijke gevallen kan TVM uw persoonsgegevens ook buiten de Europese Unie verwerken. In dat geval zorgt TVM voor een passende bescherming van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld als er een adequaatheidsbesluit is genomen door de Europese Commissie of sluiten wij een door de Europese Commissie goedgekeurd modelcontract.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. TVM blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

TVM kan voor het beoordelen van een verzekeringsaanvraag of een schademelding gebruik maken van geautomatiseerde besluitvorming. Daarmee kunnen wij u sneller helpen.

Het afsluiten van een Pleziervaartuigverzekering kan via onze website. Daarbij maken wij gebruik van een (gedeeltelijk) geautomatiseerd proces. Wij kijken bijvoorbeeld of uw risico valt binnen onze acceptatiecriteria. Ook beoordelen wij of de door u ingevulde gegevens kloppen.

Na uw aanvraag ontvangt u van ons een voorwaardelijke voorlopige dekking. De voorlopige dekking geldt niet als wij geen verzekering mogen sluiten op basis van de Sanctiewetgeving of er andere (fraude)indicatoren zijn. Bijvoorbeeld omdat u voorkomt in de databank van de Stichting Centraal Informatiesysteem. Er kijkt altijd een medewerker naar uw aanvraag.

TVM heeft maatregelen genomen om uw bezoek en het gebruik van onze websites te beveiligen. Dat geldt ook voor alle aan TVM aanverwante websites, zoals Mijn TVM. Bij het bezoeken van onze websites kunnen wij uw gegevens verzamelen en opslaan om de gebruikersvriendelijkheid van onze websites te verbeteren. 

Cookies

De websites van TVM maken gebruik van cookies. Dit zijn kleine tekstbestandjes die bij uw eerste bezoek aan de website worden opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Cookies zorgen ervoor dat een website goed werkt en dat uw voorkeursinstellingen worden onthouden (functionele cookies). 

TVM gebruikt ook cookies die ons helpen bij het verbeteren van onze websites (analytische cookies). En we plaatsen cookies die uw surfgedrag bijhouden, zodat we content en advertenties op maat kunnen aanbieden (tracking cookies).

Toestemming geven en cookies verwijderen

Als u voor het eerst op onze website komt, vragen wij u toestemming voor het plaatsen van de verschillende soorten cookies. U kunt deze toestemming altijd intrekken of uw cookievoorkeuren aanpassen. Ook kunt u uw internetbrowser zo instellen dat deze geen cookies opslaat. En u kunt alle eerder opgeslagen informatie via de instellingen van uw browser verwijderen (zie hiervoor de help-functie van uw browser). Houd er rekening mee dat de website dan mogelijk niet meer optimaal werkt en dat u geen persoonlijke advertenties meer ziet.

Voor meer informatie verwijzen wij u naar ons cookie statement welke te vinden is op www.tvm.nl/cookies of op https://www.tvm.be/nl/cookies.

TVM neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij testen deze maatregelen periodiek. Binnen TVM hanteren wij bijvoorbeeld strenge toegangsrechten. Alleen medewerkers die informatie nodig hebben vanuit hun functie, hebben toegang tot uw persoonsgegevens. Daarnaast versturen wij extra gevoelige informatie niet via e-mail maar via een beveiligde dienstverlener en worden medewerkers van TVM periodiek getraind op het gebied van informatiebeveiliging en privacy.

Daarnaast hebben alle TVM medewerkers een geheimhoudingsverklaring getekend en/of de financiële eed/belofte afgelegd. We gaan zorgvuldig om met de gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen geautoriseerd personeel mag uw gegevens inzien en verwerken. Bijzondere persoonsgegevens, zoals medische- en strafrechtelijke gegevens behandelen wij extra zorgvuldig.

Ook is er toezicht op hoe we persoonsgegevens verwerken:

• de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert als leidende toezichthouder of wij de Algemene verordening gegevensbescherming naleven;
• de Autoriteit Consument & Markt (ACM) houdt toezicht hoe wij omgaan met cookies, direct marketing via e-mail en het bel-me-niet register en het recht van verzet.

Eventuele datalekken worden door ons bijgehouden en geregistreerd. Waar nodig melden bij deze bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als u denkt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice via klantenservice@tvm.nl.

Wij houden uw gegevens graag actueel. U heeft daarom het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door TVM en heeft u in een aantal gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Het intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming van vóór de intrekking. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@tvm.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door uzelf is gedaan, kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart of onleesbaar ter bescherming van uw privacy.

We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.