Digitale vrachtuitwisseling: voorkom fraude en beperk risico's Goed voorbereid werken met digitale vrachtuitwisseling

Waar moet u aan denken als u gaat werken met digitale vrachtuitwisseling?

• Weet wat u vervoert: Vermijd waardevolle goederen zoals electronica, tabak, cosmetica via digitale platforms. Zeker ook wat verzekeringsdekking betreft. De consequenties kunnen enorm zijn en wegen niet op tegen de marges die u op een dergelijk transport verdiend.
• Kom met uw ondervervoerder dezelfde vervoersconditie overeen als die u met uw opdrachtgever bent overeengekomen. Accepteer geen expeditie voorwaarden. Let op: verduistering door ondervervoerder (art.3CMR) betekent doorbreking voor de vervoerder (art.29CMR). Denk daar niet te licht over.
• Weet dat u altijd 'eerste vervoerder' blijft ten opzichte van uw opdrachtgever en dat u wordt afgerekend op de kwaliteit/betrouwbaarheid van de charter die voor u de opdracht uitvoert.
• Ga nooit uit van de betrouwbaarheid van het vrachtuitwisseling platform, ook zij kunnen (en willen) dit nooit 100% garanderen. Het blijft uw eigen verantwoordelijkheid.
• Controleer uw polis op dekking/eigen risico’s voor zowel Uitbesteed Vervoer als Doorbreking.

Hoe controleert een ondervervoerder? 

Als u een ondervervoerder inschakelt, brengt dit risico’s met zich mee. Hoe zorgt u ervoor dat u veilig en verantwoord zaken doet? Volg deze checklist en voorkom onaangename verrassingen.

Download de checklist(PDF)

• Controleer de naam, website en NAW-gegevens van de vervoerder, bijvoorbeeld via Google. Heeft de vervoerder geen eigen website, dan is dat een reden om extra alert te zijn. Het betreft mogelijk een forwarder/expediteur, zonder eigen auto’s, die jouw opdracht doorzet naar een, meestal niets vermoedende, vervoerder die naar een ander losadres wordt gestuurd.
• Zorg dat u alleen uitbesteed aan gerenommeerde, kredietwaardige en capabele vervoerders die de opdracht met eigen auto(‘s) uitvoeren. Vraag daarom altijd om registratiegegevens (KvK en NIWO-vergunning) alsmede om een kopie vervoersvergunning. En doe een kredietcheck; een BTW/VAT nummer. Vraag om een DUNS nummer en controleer dit bij een partij als Dun & Bradstreet.
• Neem altijd een expliciet verbod op om het vervoer verder uit te besteden (zonder uitdrukkelijke toestemming) en houd uw partij aan art. 3 CMR (zij blijft ten opzichte van u als opdrachtgever verantwoordelijk voor de gedragen van haar ondervervoerder).
• Vergelijk de gegevens van de partij aan wie u het vervoer uitbesteedt met de inschrijving of het profiel van het vrachtuitwisselingsplatform. Verifieer de gegevens bij het platform en vraag of het account nog up to date en actief is. Maak gebruik van de beveiligingsfunctionaliteiten die door het platform aangeboden worden (Safe Market Place, E-confirm, ID-verificatie).
• Wees vooral extra alert op partijen die proberen u buiten het vrachtuitwisselingsplatform om te benaderen en daarbij verwijzen naar de aangeboden vracht op dit platform.
• Vraag om een vast telefoonnummer/netnummer en controleer dit nummer door het te bellen (of het algemene nummer op de website).
• Controleer het e-mailadres van het bedrijf goed. Wees alert wanneer u benaderd wordt via (gratis) e-mailadressen, zoals van Yahoo, Live, Gmail en Hotmail. En wanneer een vervoerder een bedrijfswebsite heeft maar geen gebruik maakt van een bedrijfsmail of extra letters, cijfers of streepjes in de mail staan. Weet dat regelmatig nep e-mailadressen gebruikt worden op bekende bedrijfsnamen om opdrachten binnen te halen.
• Het kan zijn dat een fake carrier gebruik maakt van een website/naam van een bekend bedrijf en zich zo meldt. Controleer website/naam goed op ‘spelfouten’, toegevoegde leestekens of letters en extensie.
• Vaak is er sprake van een onbekende 'vervoerder' zonder eigen auto's die u óf buiten het platform om benadert, óf de identiteit van een ander bedrijf gebruikt.

In nagenoeg alle gevallen van diefstal/verduistering via digitale vrachtuitwisseling is er of sprake van één van deze omstandigheden. Controleer dus bovenstaande punten. 
Lees hier meer over ondervervoerders

Verzekeringscheck: hoe voorkomt u problemen?

• Controleer de verzekeringsdekking van de door u ingeschakelde vervoerder. Dit is een verplichting vanuit de polis. In geval van schade zal TVM bewijsstukken van deze controle opvragen.
• Controleer of er mogelijk met het polisblad “gerommeld” is. Let op ander lettertype, scheve teksten, typefouten of onvolledige gegevens.
• Controleer of het opgegeven kenteken genoemd wordt op de polis.
• Vraag een, door de verzekeraar op de betreffende polis afgegeven, dekkingsbevestiging van de partij aan wie u het vervoer uitbesteedt en controleer de einddatum.
• Vraag een kopie op van de vervoerders aansprakelijkheidsverzekering (VVA-polis) aan wie u het vervoer uitbesteedt en ga niet akkoord met een polis van de door deze partij ingeschakelde vervoerder. Controleer of de NAW-gegevens op de polis overeenkomen met die van de partij aan wie u het vervoer uitbesteedt en het niet de NAW/polisgegevens betreffen van de door deze partij ingeschakelde ondervervoerder. Check ook, indien van toepassing en indien dat is toegestaan, dat de ondervervoerder een dekking heeft voor “Uitbesteed Vervoer”.
• Controleer of er sprake is van (voldoende) verzekeringsdekking bij de partij aan wie u het vervoer uitbesteedt (verzekeringsdekking op basis van AVC, CMR, cabotage, geconditioneerd vervoer ). Plus de geldigheid en het bedrag van de verzekerde som. De praktijk wijst namelijk uit dat de verzekeringsdekking en de verzekerde som in Oost-Europese polissen vaak beperkt is. Vraag in dat geval om aanvullende verzekeringsdekking. Accepteer niet de toepasselijkheid van expeditievoorwaarden zoals die van de Nederlandse Expeditievoorwaarden van de FENEX of de ADSp-voorwaarden.
• Controleer de ontvangen informatie en trek het eventueel na door telefonisch contact op te nemen met de betreffende verzekeraar, uw eigen verzekeraar en/of de aanbieder van het platform (Teleroute/Timocom, etc.) of een kopie polis/bevestiging naar die verzekeraar te sturen met de korte vraag of de dekking gegarandeerd wordt voor hetgeen wordt dat wordt gevraagd (met name CMR-dekking).  

Tot slot: minimaliseer risico's

• Zet nooit high value goederen op het platform. De gevolgen van een ondervervoerder die uiteindelijk met de noorderzon vertrekt worden u als eerste vervoerder zwaar aangerekend, zeker in het geval van hoge waardes en lage gewichten. Controleer ook uw opdracht, zeer waarschijnlijk is het ook u verboden degelijk transport verder uit te besteden, en zeker via digitale vrachtuitwisseling.
• Wees er op bedacht: als de ondervervoerder niet deugt, zal de verzekeraar al heel gauw niet thuis geven. De verzekeraar zal geen dekking verlenen en de schade dient op uw Uitbesteed Vervoer dekking te worden afgewikkeld met alle restricties van dien voor wat betreft dekking en eigen risico’s. Ook sluiten sommige verzekeraars dekking in het geval van verduistering uit, zodat u afhankelijk bent van de kredietwaardigheid van de ondervervoerder zelf.
• Screen de vervoerder die uiteindelijk de vracht komt halen uitvoerig op kenteken en identiteit. Klopt er iets niet, weet dan dat het een potentieel risico kan zijn dat de goederen niet op het juiste adres aan zullen komen. Stem dat ook af met uw opdrachtgever op het moment dat uw ondervervoerder daar of ergens anders komt laden.
• ​​​​​​Leg een database aan van partijen die u gebruikt en heeft gescreend zodat die partij ook voor volgende transporten weer ingezet kan worden. Noteer daarbij de einddatum van de dekkingsbevestiging. 

Transportzwendel raakt steeds meer logistieke bedrijven

Transporteurs zijn steeds vaker slachtoffer van oplichting door zogenoemde fake carriers. Daarom is het belangrijk dat ondernemers die digitaal opdrachten uitdelen en aannemen goed checken met wie ze zakendoen. Die oproep doen TVM en Platform Veilig Ondernemen Oost-Nederland (PVO). In de podcast van PVO vertelt manager preventie en risicobeheer Johan Hemmen meer over dit fake carriers.  

Lees het complete bericht hier